【Access】 見積システムを作成して みようと心に決める! 【イメージ動画あり】

あすてる

あすてる

Accessで見積書を自作してみたよ!

サブロー

サブロー

なんでAccessで見積書を作ってみようと思ったの??

あすてる

あすてる

Accessの方がExcelより管理が楽なんだよ

Accessで見積書作成しようと思ったきっかけ

私が働いていた会社ではExcelの見積書を使っていて、各自、個人フォルダに保存するため、見積書を作成した担当が休みだとデータを探すのに苦労しました…。

見積書は各自、自分専用のファイルを作って統一感のない名前や自分でさえどこに保存したかわからないような状態で探すのも一苦労…。

Accessならデータべースで管理できるから楽だし、同じ場所に保存もできてわかりやすいです。

Excelマクロを使って見積書を専用ファルダで管理

当時、Excelの知識しかなった私ができる精いっぱいの対策は『Excelでマクロを使って指定フォルダ内に保存できるシステムを作ること』でした。

Excelで作ったマクロ付き見積書の名前の付け方にはルールを作りました。

『見積№+顧客名+商品名(一行目のみ)+作成日』で同一ファイルで保存されるように作ったのですが、これまた問題が発生。

マクロでは『/(スラッシュ)』などの記号は保存できないということでした。

※のちのち知ったんですが全角ならOKみたいです。

ということで、保存する前にポップアップの注意書きを表示するようにしましたが、またもや問題発生!

長年使っていると、下の図のようになります…。

エクセル見積書の一覧

ファイルがどんどん増えていって定期的に整理しないとフォルダ内がいっぱいになって見ずらくなってしまいます。

これは、Excelで見積書テンプレートを作った場合のExcel管理の弱点です。

自分ひとりで見積書を使うならExcelで十分だけどね

見積書のファイル名が長いこともあったり、ファイルがドンドン増えていって整理が追い付かない状態に…。

正直、これではかえって探しにくい状態になりました。

何カ月おきかにフォルダを作ってファイルを移動させていたんですが、その作業もなんかめんどくさい(笑)と感じる日々。

なんとかパソコン操作やExcel等が苦手な方でも会社のみんなが楽に使えるようなシステムを作りたいなと思っていました。

あすてる

あすてる

エラーが起きるたびに呼び出されるのも結構大変だし…

最後には見積書作って!と頼まれちゃうし…

社内メンバーは、POSレジが導入されたときもできれば触りたくない…とちょっと尻込みしていたので、見積書もExcelとはいえ、けっこう抵抗があったみたいですが、やっと最近、マクロを使ったExcelの見積書に自分から手を出してくれるようになってきてくれるようになったんです。

自分で触って実際に使ってみることによって、怖くないよ、壊れないよ、壊れても大丈夫です!っていう自信をつけてもらいたいなぁと思っていました。

この状況を救ってくれたのは…Access!

先ほどのExcelで作成した見積一覧図を見ていただいたとおり、Excelで見積書を作成してファイル内に保存を1年間ためるとかなりの見積書の量になるので何とかしたいなぁ…というところでAccessの出番です!

Accessベースの見積書にすると今まで作った見積書を一覧で見ることができます。

Access見積一覧

これならみんな共通の場所に保存出来て、探しやすいです。

もし増えていってもVBAで更新ボタンとか作って古いものは別テーブルに移すなどの処理をするように作ればいいかなと。(まだ作ってませんが)

あすてる

あすてる

私が作ったAccess見積書の試作品動画です。

良かったら見てみてください。

Access見積システムの新規登録動画作ってみました。

こんな感じのイメージで作りました。

あすてる

あすてる

Accessで見積書や請求書を作るなら私も参考にした『Access マクロ & VBA 開発工房』がおすすめです!

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